Presentation ที่ดีต้องรู้ว่าทำให้ใครดู

การทำ Presentation ก็คล้ายกับการพัฒนาโปรแกรมตรงที่เราต้องคำนึงถึงผู้ใช้ด้วย หรือในกรณีของ Presentation ก็คือผู้ฟัง เท่าที่ศึกษามาแต่ละคนจะมีสูตรสำเร็จในการทำไม่เหมือนกัน เช่น ห้ามเกิน 5 หน้า หรือห้ามใส่ตัวหนังสือเกิน 20% ซึ่งเป็นสูตรที่ดีครับ แต่ไม่ได้เหมาะกับผู้ฟังทุกสถานการณ์ ผมแบ่งตามลักษณะการนำเสนอเป็นสามกลุ่ม

สถานการณ์แรกคือ ทำ Presentation สำหรับเล่าเรื่อง เหมาะกับคนฟังจำนวนมาก

การทำ Presentation แบบนี้ผู้เล่าจะเป็นพระเอกของงาน ผู้ฟังจะตั้งใจฟังผู้เล่าโดยใช้ Presenation เป็นตัวประกอบให้เห็นภาพมากขึ้น หรือช่วยให้รู้ว่าอยู่ที่จุดใดของ Presentation เราจะเห็นได้บ่อยในงานเปิดตัวสินค้า อย่าง Keynote ของ jobs ในงาน WWDC หรืองานเปิดตัว S6 ของ Samsung

การทำ Presentation ลักษณะนี้จะเน้นเรียบง่าย ให้ผู้ใช้อยู่กับ Presentation ให้น้อยที่สุด แล้วกลับมาสนใจผู้พูดต่อ ผู้ฟังจะใช้ Presentation ในการดูว่าตอนนี้อยู่ที่หัวข้อที่เท่าไหร หรือภาพที่ผู้เล่าพูดนั้น หน้าตาเป็นอย่างไร ถ้าพิจารณา apple keynote จะเห็นว่าเค้าใส่ลำดับชัดเจนเสมอ โดยเฉพาะครั้งที่เปิดตัว iphone 4

จะเห็นว่าแทนที่จะเอาหน้าลำดับ กับหน้าหัวข้อที่จะพูดมารวมกัน slide ที่เป็นแบบเล่าเรื่องจะแยกสองหัวข้อนี้ให้ชัดเจน ผู้ฟังจะได้มองตามได้ทันที ถ้าเอามารวมกัน Steve Jobs อาจจะต้องถือ laser pointer ไว้คอยชี้บนเวที และอีกอย่างที่สัดเกตุได้คือ ก่อนที่จะขึ้นหัวข้อถัดไปจะมีสรุปของหัวข้อที่ผ่านมาเสมอเพื่อเป็นการย้ำว่าจบแล้ว กำลังจะขึ้นหัวข้อใหม่แล้วนะ

การเล่าเรื่องจะเน้นให้ผู้ใช้จิตนาการตามได้เป็นหลัก ดังนั้นการให้ผู้ฟังอ่านตัวหนังสือจำนวนมากสำหรับการเล่าเรื่องถือเห็นความผิด เพราะนอกจากจะทำให้เห็นภาพยากขึ้นแล้วยังทำให้ความสนใจของคนฟังหลุดไปจากผู้พูด และอาจทำให้ผู้ฟังรู้เรื่องก่อนที่ผู้พูดจะได้พูดด้วย ซึ่งทำให้การ Present น่าเบื่อได้

แบบที่สองคือทำ Presentation สำหรับอ่าน เพื่อคนที่มาฟังไม่ได้

สถานการณ์นี้จะเหมาะกับการที่เราไปพูดให้ฟังไม่ได้ แต่อยากเล่าเรื่องเป็นตอนๆ ดังนั้นจึงเลือกทำเป็น Presentation มากกว่าเป็น Word/Page/Write พบได้บ่อยในการทำเอกสารสำหรับองค์กร เอกสารที่ต้องไปพูดให้ลูกค้าฟัง เพราะรู้ว่าลูกค้าจะนำไปส่งต่อ ถ้าส่งต่อแล้วอ่านไม่รู้เรื่องจะทำให้เสียโอกาสได้

ดังนั้นลักษณะสำคัญของ Presentation แบบนี้คือผู้อ่านต้องสามารถเข้าใจได้โดยไม่ต้องมีคนพูด แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมีตัวหนังสือเยอะครับ แค่สามารถสือสารให้เห็นภาพรวมได้ก็พอ

จากรูปจะเห็นว่าถ้านำ Presentation แบบนี้ไปใช้เล่าเรื่อง ผู้ฟังต้องเดาเองว่าผู้พูดนั้นพูดอยู่ในจุดไหน เพราะ Slide แต่ละหน้ามีเรื่องให้พูดหลายหัวข้อ แต่ดีในการนำไปอ่านเพราะสามารถอ่านได้รู้เรื่อง แต่ละ Slide มีจุดประสงค์ในการอธิบายชัดเจน ภาพประกอบเข้าใจง่าย

ในงาน UX จะใช้เอกสารแบบนี้บ่อยครับ เช่นตอนที่ทำสรุปหลังจากออกไปทำ User Interview เพราะต้องมาสรุปให้เพื่อนๆ ฟัง และยังสามารถเก็บเอาไว้เป็นที่อ้างอิง และคนที่จะได้ใช้มากที่สุดคือตัวเองครับ ภายใน 3 เดือนเราน่าจะลืมสิ่งที่เรา Interview ไปแล้ว ถึงตอนนั้นถ้าต้องใช้ขึ้นมา จะได้หยิบขึ้นมาอ่านได้

ถ้าเราต้องทำเอกสารสำหรับสรุปงาน และต้องนำไปใช้ Present ในงานเดียวอาจจะใช้เทคนิค ค่อยๆ เปิดทีละส่วน ผู้ใช้จะได้ตามเฉพาะส่วนที่พึ่งเปิดขึ้นมา

สุดท้าย ทำ Presentation สำหรับนำเสนอผู้บริหาร

การทำ Presentation รูปแบบนี้เป็นสิ่งที่ผมติดขัดมาตลอด เพราะผมพยายามจะเล่าเรื่องให้สั้นและได้ใจความในเวลาสั้นที่สุด แต่หลายครั้งกลับไม่สามารถ Present จนจบได้ หรือหลายครั้งท่านผู้บริหารจะรู้สึกว่ามันมี Slide มากไป ทั้งๆ ที่ถึงมี Presentation น้อยก็ใช้เวลารวมในการ Present เท่ากัน

จนมีผู้บริหารท่านหนึ่งมาตีโจทย์นี้ให้ฟังว่าไม่ใช้เราต้องคิดถึงผู้ฟังเท่านั้น ต้องคิดด้วยว่าสำหรับผู้ฟังท่านนั้นผู้พูดเป็นใคร ดังนั้นเราจึงแบ่งได้เป็นอีกสองประเภท

แบบที่หนึ่ง ผู้น้อยนำเสนอให้กับผู้บริหาร

แบบนี้เราทำ Present ในแบบเล่าเรื่องได้เลยครับ แค่ลดการเกลิ่นให้น้อยลง เข้าประเด็นก่อนแล้วค่อยเล่าเหตุผลที่หลัง คลายๆ การทำ presentation pitch คือบอกว่าฉันกำลังทำอะไร แล้วค่อยบอกว่าทำไมถึงทำ แล้วค่อยจบด้วยว่าทำไมไม่ทำไม่ได้

ผู้บริหารที่กำลังฟังผู้น้อย ในบางครั้งจะอยากจะอยากรู้ข้อมูลที่มากกว่าเนื้อหาหลัก เช่น Process การทำงานของคนที่องค์กร หรือความสามารถของผู้นำเสนอ ดังนั้นหลายครั้งท่านอยู่ฟังจนจบเพื่อให้เห็นภาพรวมของบริษัท และยังเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้น้อยได้แสดงฝีมือด้วย

แบบที่สอง ผู้บริหารนำเสนอให้กับผู้บริหาร

การทำ Presentation ในกรณีนี้เราจะให้มีจำนวนหน้าให้น้อยที่สุด โดยตัดบริบทที่คิดว่าท่านรู้แล้วออกไป จากนั้นในแต่ละหน้าให้ใส่หัวกำกับข้อลงไปว่าอยากบอกอะไร คล้ายการทำ Presentation เพื่ออ่านแต่ให้กระชับกว่า ไม่ควรใส่หัวเป็นคำสั้นๆ เพราะจะอ่านไม่รู้เรื่อง สามารถใส่เป็นประโยคสั้นได้เลย

ให้ลองนึกว่า ปกติแล้วเวลาที่เราฟัง Keynote นำเสนอสินค้าจบ เราจะเหลืออะไรเป็นหัวข้อหลักๆ ที่จำได้ไม่มาก หัวข้อพวกนั้นละคือสิ่งที่จะต้องอยู่ใน Presentation สำหรับผู้บริหารถึงผู้บริหาร เพราะเค้าคิดว่าคนที่เป็นผู้บริหารแล้วจะต้องรู้ว่าเค้าอยากฟังอะไร สิ่งที่ฟังแล้วไม่สำคัญสามารถลืมได้ก็ไม่ควรพูดให้เสียเวลา

อย่างในตัวอย่างจะเห็นว่าผู้บริหารสามารถเข้าใจสิ่งที่เราต้องการสื่อได้ทันทีผ่านทางหัวข้อ ถ้าท่านเข้าใจเรื่องนี้ดีอยู่แล้ว ท่านสามารถบอกให้เราข้ามไปได้เลย ถ้าต้องการที่มาที่ไปก็อ่านตัวหนังสือที่เขียนประกอบหัวข้อ ถ้าต้องการรายละเอียดก็ลงมาดูภาพ แล้วถ้าสงสัยอีกค่อยถามคนที่ Present ส่วนคนที่ Present ก็สื่อสารอารมย์ของ presentation ออกมา ในแบบที่อ่านเอาไม่ได้

จะเห็นว่าการนำเสนอไม่ว่าแบบไหนจะส่งผลมากที่สุดเมื่อเราคำนึงถึงผู้ฟังว่าเค้ารอฟังอะไรอยู่ ถ้าเราสามารถนำกระบวนการ UX มาช่วยวิเคราะห์ ก็จะทำให้เราสามารถสือสารได้ตรงใจทั้งคนฟังและคนพูด